support@devsoft.com.vn 024 8586 8179

Quy tắc 5-15 này chắc chắn sẽ giúp bạn cải thiện khả năng giao tiếp trong công việc

Gần như ai cũng biết giao tiếp tốt giữa quản lý và nhân viên sẽ tạo ra văn hóa làm việc văn minh, hiệu quả. Nhưng “giao tiếp tốt” là một mục tiêu chứ không phải phương thức. Đó là lý do bạn sẽ thấy rất nhiều công ty sử dụng nguyên tắc 5-15 sắp được nhắc đến sau đây.

Nguyên tắc này chỉ tốn vài phút mỗi tuần và nếu được sử dụng đúng, nó có thể giúp các nhà quản lý luôn nắm được những gì diễn ra trong tổ chức của mình, và đảm bảo mọi người đều có cơ hội lên tiếng đóng góp ý kiến.

Nguyên tắc “5-15” hoạt động như sau: Mỗi tuần, mọi người trong một nhóm dành ra 15 phút để viết các ý kiến phản hồi vào một báo cáo theo mẫu gửi cho trưởng nhóm.Trưởng nhóm dành ra 5 phút để đọc và trả lời cho mỗi báo cáo, và dành ra 15 phút để viết ý kiến phản hồi của mình cho cấp trên. Quy trình cứ thế tiếp diễn. Nếu làm đúng, những quản lý ở cấp trên cùng sẽ có được cái nhìn rõ nét và toàn cảnh, biết được cái gì đang tốt và cái gì cần cải thiện từ quan điểm của mọi nhân viên dưới quyền.

Sarah Marshall là người phụ trách bộ phận kinh doanh cho Vogue International, có trụ sở ở London. Bà bắt đầu làm việc cho Condé Nast International, công ty mẹ của Vogue khi nó đang chuyển mình nhanh chóng. Và chính quy trình “5-15”, vốn đang được sử dụng trong công ty khi đó, đã giúp bà quản lý nhóm 10 người của mình cực kỳ hiệu quả.

Cả nhóm gửi báo cáo 5-15 cho bà vào sáng thứ 5. Marshall nói bà đọc các báo cáo nhanh chóng và cố gắng ghi nhận các thông tin, sau đó dành 15 phút để tổng hợp các thành tích và các vấn đề còn tồn đọng được các nhân viên ghi lại.

Báo cáo 5-15 tuân theo một mô hình cố định và thường được chia thành các ý nhỏ bên dưới các đề mục chính: điểm nổi bật trong tuần; các thử thách; kế hoạch cho tuần tới; kế hoạch cho 4 tuần tiếp theo. Các đề mục khác có thể là “các bài học thu lượm được” hoặc “những điểm cần cải thiện” (Marshall nói rằng mỗi tổ chức có thể tùy biến quy trình theo ý muốn của họ).

Ưu điểm của quy trình này là đơn giản và nhanh chóng, ngoài ra hình thức này còn cho phép những người cảm thấy khó nói ra ý kiến của mình ở các cuộc gặp trực tiếp có thể tự do bày tỏ trong một “không gian an toàn”. Marshall nói rằng bà rất thích đọc những đoạn miêu tả thành quả của cả nhóm và sẽ cố gắng giải quyết các khó khăn còn tồn đọng ngay nếu có thể. Nếu không, bà sẽ đưa chúng vào phần “thử thách” ở báo cáo của riêng mình gửi lên cấp cao hơn.

Nguyên tắc 5-15 được nghĩ đến đầu tiên bởi Yvon Chouinard, người sáng lập công ty Patagonia. Kể từ khi công cụ này ra đời vào khoảng giữa những năm 1980, những người ủng hộ đã nhấn mạnh rằng nó được thiết kế để giải phóng những người ở vị trí quản lý, chứ không phải chất thêm việc cho họ. Chouinard từng dành nhiều tháng không ở văn phòng để leo núi và lướt ván, nhưng vẫn sử dụng các báo cáo 5-15 để nắm bắt hoạt động của công ty. Các quản lý cấp cao khác từ đó cũng áp dụng, điều chỉnh và thậm chí tự tạo ra các phiên bản cho riêng mình.

Tags: , , ,

Categorised in: ,

Contact us

Floor 11, Sun Square Building, 21 Le Duc Tho, Nam Tu Liem, Hanoi

support@devsoft.com.vn 024 8586 8179 or 0965 018 624